SERVIZI - ACTIVITIES

La gestione di una iniziativa commerciale e quindi di una offerta è una attività alquanto complessa in quanto richiede il coinvolgimento di tutti o quasi tutti i dipartimenti aziendali, dalla progettazione all’ufficio acquisti, dalle costruzioni all’amministrazione e finanza,  dalla pianificazione alla preventivazione …. Uno sforzo notevole,  da sviluppare in un tempo limitato, con una dose di inventiva indispensabile per avere qualche chance in più rispetto alla concorrenza. Così come per il Project Management, anche per il Proposal Management servono procedure, una chiara individuazione dei ruoli, una cultura aziendale che non si può improvvisare.

ICSIT può :

•  fornire un valido supporto al management aziendale nel disegnare ed implementare l’organizzazione più opportuna, secondo standard ben collaudati;
•  affiancare con funzioni di tutoring un proposal manager già presente in azienda;
•  ricoprire il ruolo di Proposal Manager per specifiche  iniziative  

The management of a commercial initiative and therefore of an offer is a rather complex activity as it requires the involvement of all or almost all company departments, from design to purchasing office, from construction to administration and finance, from planning to budgeting.... A considerable effort, to be developed in a limited time, with a dose of inventiveness essential to have a few more opportunities than the competition. As for Project Management, also for Proposal Management we need procedures, a clear identification of roles, a corporate culture that cannot be improvised.

ICSIT can:

• provide valuable support to company management in designing and implementing the most appropriate organization, according to well-tested standards;
• support with tutoring functions a proposal manager already present in the company;
• hold the role of Proposal Manager for specific initiatives 

Uno dei punti di forza di ICSIT è quello di essere in grado di fornire un servizio integrato manageriale, tecnico e legale di gestione dei contratti di lavori e servizi, con particolare attenzione al mondo dei contratti pubblici. 

In particolare, ICSIT è in grado di studiare il contratto d'appalto e offrire le soluzioni più idonee per la sua gestione, interagire con committenti e subappaltatori, gestire il precontenzioso, iscrivere riserve dettagliate nella contabilità dei lavori. Inoltre, ICSIT offre servizi di centrale di acquisti e direzione lavori. 

L'idea nasce dal fatto che nel mondo delle PMI le commesse sono spesso di modesta entità e sono affrontate con strutture aziendali ridotte, senza una netta divisione di ruoli, tipicamente con una sola figura che ricopre il ruolo di Project Manager, Responsabile Tecnico, Direttore di  cantiere ecc.

Una tale organizzazione non si addice a commesse complesse, multidisciplinari, con attività di progettazione, procurement e costruzione e/o che si sviluppano su  un periodo temporale medio lungo.

Per  tali commesse serve un’organizzazione, cioè un gruppo di persone che mettendo a fattor comune le proprie specifiche competenze e svolgendo ciascuno un ben determinato ruolo, nell’ambito di un ben definito processo,possono garantire i risultati voluti.  Servono procedure efficienti e una chiara individuazione dei ruoli.

In questo contesto i nostri associati, grazie all’esperienza pluridecennale maturata, possono:

•  fornire un valido supporto al management aziendale nel disegnare ed implementare l’organizzazione più opportuna, secondo standard ben collaudati;
•  affiancare con funzioni di tutoring un project manager già presente in azienda;
•  ricoprire il ruolo di Project Sponsor, Project Director o Project Manager

One of the strengths of ICSIT is to be able to provide an integrated managerial, technical and legal service for the management of works contracts and services, with particular attention to the world of public contracts.

In particular, ICSIT is able to study the contract and offer the most suitable solutions for its management, interact with clients and subcontractors, manage the pre-litigation, enter detailed reservations in the accounts of the works. In addition, ICSIT offers central purchasing and works management services.

The idea stems from the fact that in the world of SMEs, orders are often small and are addressed with small business structures, without a clear division of roles, typically with a single figure who holds the role of Project Manager, Technical Manager, Site Manager, etc..

Such an organization is not suitable for complex, multi-disciplinary projects, with design, procurement and construction activities and/or which develop over a medium to long period of time.

For these projects an organization is needed, that is a group of people who, by pooling their specific skills and playing a well-defined role in a well-defined process, can guarantee the desired results.  Efficient procedures and clear identification of roles are needed.

In this context, our associates, thanks to their decades of experience, can:

• provide a valid support to the company management in designing and implementing the most appropriate organization, according to well-tested standards;
• tutor a project manager already present in the company;
• cover the role of Project Sponsor, Project Director or Project Manager.

Dalla definizione delle clausole del contratto principale (negoziazione), alla gestione delle varianti e delle modifiche in corso d’opera, dalla gestione degli eventi contrattuali alla definizione delle condizioni speciali di acquisto e/o di subappalto, dalla individuazione e valutazione delle aree di rischio alle azioni per la mitigarne l’impatto.

Il Contract Management è una disciplina complessa, spesso sottovalutata e quindi trascurata o genericamente caricata sulle spalle del Commerciale (in fase di vendita) o del Project Manager (in fase esecutiva) i quali, per formazione oltre che per carico di lavoro, possono  gestire questo aspetto solo in parte.

Ci si rende conto della necessità di questa figura professionale quando ci si trova di fronte a problemi che potevano  (e dovevano) essere previsti per tempo: si sarebbe potuto evitare danni spesso più che significativi. D’altra parte il carico di lavoro aziendale può non giustificare la presenza in azienda di un Contract Manager full time.

In tale contesto ICSIT ha avvertito la necessità di affiancare al project manager la funzione legale e ciò sin dalla fase di analisi del progetto, affinché la gestione contrattuale sia la meno rischiosa possibile. In corso d'opera la funzione legale affianca il project manager nella stesura di contratti verso fornitori, redazione di corrispondenza nei confronti di committenti e subappaltatori, richieste risarcitorie, il tutto nel rispetto della filosofia aziendale.  

From the definition of the clauses of the main contract (negotiation), to the management of change orders and modifications in progress, from the management of contractual milestones to the definition of special purchase and/or subcontracting conditions, from the identification and evaluation of risk areas to actions to mitigate their impact.

Contract Management is a complex discipline, often underestimated and therefore neglected or generically assigned of the Commercial (in the sales phase) or of the Project Manager (in the executive phase) who, due to ones workload as well as to a lack of specific competence, cannot thoroughly manage this matter.

It is self-evident the need for this professional expertise when you are faced with problems that could (and should) be predicted in time: you could have avoided damage often not negligible at all. On the other hand, the workload of the company may not justify the presence of a full time Contract Manager in the company.

In this context, ICSIT focused on supporting the project manager with the legal function and this from the analysis phase of the project, so that the contract management is less risky as possible. During the work, the legal department supports the project manager in the drafting of contracts with suppliers, drafting correspondence with customers and subcontractors, claims for compensation, all in accordance with the company philosophy. 

Quando si opera su contratto è inevitabile la contrapposizione tra un Committente che pretende il miglior risultato possibile (in termini di qualità, affidabilità, performances ecc..) al minor prezzo possibile e un Contractor, che deve essere competitivo in fase di acquisizione e deve poi rientrare nei costi preventivati

L'attuale periodo di crisi ha enfatizzato questa naturale contrapposizione. Ciò rende ancora più necessaria, anzi indispensabile, una cultura di gestione del contenzioso (claim management).

Conoscere e rispettare gli obblighi contrattuali assunti è un dovere nei confronti  del Committente, conoscere i propri diritti ed attivare le azioni necessarie per salvaguardarli è un dovere verso la propria azienda, verso i dipendenti, verso i fornitori ed i collaboratori.

ICSIT può  fornire un'esperienza unica nella gestione del contenzioso, inquadrando la fattispecie sotto il profilo tecnico e sotto quello contrattuale e legale per individuare per ogni situazione la strada più idonea al raggiungimento dell’obiettivo.

When working on a contract, it is inevitable the rise of conflicts between a Customer who demands the best possible result (in terms of quality, reliability, performance, etc.) at the lowest possible price and a Contractor, who must be competitive in the acquisition phase and must then respect the budgeted costs.

The current period of crisis has emphasized this discrepancy. This makes a culture of claim management even more necessary, indeed indispensable.

Knowing and respecting the contractual obligations assumed is a duty towards the Customer, knowing his rights and taking the necessary action to safeguard them is a duty towards his company, employees, suppliers and collaborators.

ICSIT can provide a unique experience in the management of litigation, framing the case from a technical, contractual and legal point of view, in order to identify the most suitable way to achieve the objective for each situation.

Le disposizioni normative degli appalti pubblici regolano in modo molto dettagliato le modalità di proposizione delle pretese da parte dell’appaltatore.

Dette pretese si chiamano riserve.

Con il termine riserva si intende l’atto formale di contestazione di un documento firmato dall’impresa.

La firma con “riserva” apposta sul documento è finalizzata a contestarne il contenuto e quindi evitare che la semplice firma possa essere interpretata quale implicita rinuncia ad eventuali diritti o pretese.

Più semplicemente quando si parla di riserva ci si riferisce a domande, contestazioni e reclami che riguardano l’esecuzione del contratto di appalto.

Di norma le riserve devono essere apposte dall’appaltatore sul registro di contabilità all’atto della sua sottoscrizione. In questo caso entro 15 giorni l'appaltatore deve esplicitare le ragioni per cui ritiene fondata la propria richiesta e quantificarne il contenuto economico, anche in via provvisoria.

Le riserve iscritte devono poi essere confermate sul conto finale che, se sottoscritto senza riserve, si intende invece pienamente accettato.

Le principali controversie sono, a titolo esemplificativo, le seguenti.

• Consegna dei lavori ritardata
• Consegna dei lavori parziale.
• Ritardata rimozione di sottoservizi di terzi nelle aree consegnate
• Mancata disponibilità delle aree.
• Diversa valutazione delle quantità e/o delle misure dei lavori eseguiti.
• Carenze progettuali.
• Sospensioni illegittime.
• Ritardi nell’approvazione delle perizie di variante.
• Mancato accordo su eventuali nuovi prezzi
• Penali applicate dalla Direzione Lavori per mancato rispetto dei tempi contrattuali.
• Ritardo nell’approvazione del collaudo.

ICSIT è in grado di fornire tutto il supporto necessario alla redazioen delle riserve, lavorando a stretto contatto con l'azienda.

The public procurement rules regulate in deep detail the way in which claims are made by the contractor.

These claims are called reservations.

The term "reservation" refers to the formal act of contesting a document signed by the company.

The signature with "reservation" on the document itself is intended to contest its content and thus avoid that the mere signature can be interpreted as an implicit waiver of any rights or claims.

More simply, when we speak of a reservation, we refer to questions, disputes and complaints concerning the execution of the contract.

As a rule, reservations must be entered by the contractor in the accounting register at the time of signing the contract. In this case, within 15 days, the contractor must state the reasons why he considers his request to be justified and quantify the economic content of the request, even on a provisional basis.

The reservations entered must then be confirmed on the final account which, if signed without reservation, is considered to be fully accepted.

The main disputes are, for example, the following.

• Delayed delivery of works
• Partial delivery of works.
• Delayed removal of third-party subservices in delivered areas
• Non-availability of areas.
• Different evaluation of the quantities and/or measures of the works carried out.
• Design deficiencies.
• Unlawful suspensions.
• Delays in the approval of variant reports.
• Failure to agree on new prices
• Penalties applied by the Works Management for failure to comply with contractual deadlines.
• Delay in approval of acceptance tests.

ICSIT is able to provide all the necessary support to the drafting of the reservations, working closely with the company.